Équiper un cabinet comptable ou une fiduciaire en informatique
Saisie, déclarations fiscales et sociales, liasses, scans de pièces justificatives : un cabinet comptable ou une fiduciaire vit sur ses ordinateurs, et les échéances ne pardonnent pas une panne. Voici comment équiper le cabinet pour gagner du temps et ne jamais perdre un dossier.
Le double écran : le meilleur investissement
Un écran pour la pièce scannée, un autre pour le logiciel de comptabilité : les collaborateurs saisissent plus vite et font moins d’erreurs. Deux écrans de 24 pouces par poste, c’est un coût modeste pour un gain de productivité immédiat.
Des postes simples mais rapides
- un PC bureautique récent avec SSD et 16 Go de mémoire : les logiciels comptables et Excel avec de gros fichiers en ont besoin ;
- un clavier avec pavé numérique, indispensable pour la saisie ;
- des PC portables professionnels pour les collaborateurs qui se déplacent chez les clients.
Un scanner rapide, pas seulement une imprimante
Un cabinet numérise des centaines de factures et relevés chaque mois. Un scanner de documents avec chargeur automatique et recto verso numérise une liasse en quelques secondes, là où la vitre d’une imprimante fait perdre des heures. Pour l’impression, une multifonction laser en réseau suffit, ou un photocopieur si le volume est important.
Centraliser et protéger les dossiers clients
- Un serveur ou un NAS pour que tout le cabinet travaille sur les mêmes dossiers et le même logiciel en réseau. Voir notre guide serveur pour PME.
- Des droits d’accès par collaborateur : chacun voit les dossiers dont il a besoin.
- Une sauvegarde quotidienne automatique avec une copie hors du cabinet : un rançongiciel pendant une période de déclaration serait catastrophique.
- Un antivirus professionnel et des mises à jour suivies.
- Un onduleur pour le serveur et la box internet.
Anticiper les périodes de pointe
Faites contrôler et nettoyer les postes avant les grandes échéances fiscales, pas pendant. Un contrat de maintenance avec intervention prioritaire évite de perdre une journée quand un poste lâche au pire moment.
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